Polisi Preifatrwydd

---

1. Crynodeb

Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn ddogfen gyhoeddus sydd ar gael i unrhyw un ac mae’n berthnasol i gwsmeriaid Grŵp Cynefin i esbonio sut mae’r sefydliad yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth bersonol er mwyn cynnal gweithgareddau busnes arferol fel cymdeithas dai elusennol yn y Deyrnas Unedig. Rydym ni’n
Landlord Cymdeithasol Cofrestredig a reoleiddir gan Lywodraeth Cymru. Gellir crynhoi gweithgareddau arferol fel:

1. Darparu tai cymdeithasol a mathau eraill o dai.
2. Cynnal a chadw a thrwsio eiddo a thiroedd.
3. Rheoli eich cartref, tenantiaeth/les a’ch cyfrif fel eich landlord.

Rydym ni hefyd yn darparu gwasanaethau dewisol ychwanegol yn cynnwys:

4. Trefnu a chynorthwyo digwyddiadau cymunedol.
5. Cynnig cyfleoedd i gymryd rhan.
6. Darparu cyngor budd-daliadau a lles.
7. Addasiadau i’r eiddo rydym ni’n eu rheoli.
8. Gwerthu eiddo.
9. Cefnogaeth i Ddefnyddwyr Gwasanaeth

Ein cenhadaeth yw ‘Darparu cartrefi a gwasanaethau rhagorol a datblygu cymunedau cynaliadwy lle mae pobl yn dymuno byw.’

2. Pwy ydym ni

Grŵp Cynefin yw’r Rheolydd Data sydd â’i brif swyddfa yn Nhŷ Silyn, Y Sgwâr, Penygroes, Caernarfon, Gwynedd LL54 6LY Rhif ffôn: 0300 111 2122. Gellir cysylltu gyda Swyddog Diogelu Data’r cwmni trwy post@grwpcynefin.org.

3. Sut rydym ni’n casglu eich gwybodaeth chi

Mae Grŵp Cynefin yn casglu gwybodaeth gennych chi trwy amrywiaeth o ffynonellau, yn cynnwys pan rydych chi’n gwneud cais am un o’n heiddo neu ein gwasanaethau, yn llenwi un o’n ffurflenni, pan fyddwch chi’n ffonio, ysgrifennu,
anfon neges e-bost neu’n cyfarfod gyda ni neu’n ymateb i arolwg. Gallem hefyd gasglu gwybodaeth pan fyddwch chi’n defnyddio ein safleoedd cyfryngau cymdeithasol a’n gwefannau.

Mae ein galwadau ffôn llinell sefydlog yn cael eu recordio at ddibenion hyfforddiant a monitro ac fel arfer cedwir y recordiadau am gyfnod o 36 mis.

Rydym ni’n gweithredu system camerâu teledu cylch cyfyng yn swyddfeydd Grŵp Cynefin er mwyn canfod ac atal troseddau.

O dro i dro gallem weithredu system camerâu teledu cylch cyfyng / recordiad sain a/neu ddefnyddio ffotograffiaeth i gasglu tystiolaeth am dorri amodau tenantiaeth, ymddygiad gwrthgymdeithasol neu droseddu honedig.

Hefyd gallem dynnu lluniau yn ein digwyddiadau, yn ein heiddio ac yn ein cymuned i’w defnyddio ar gyfer marchnata a chyhoeddusrwydd cyffredinol.

Fodd bynnag, defnyddir ffotograffau unigolion at y dibenion hynny gyda’ch caniatâd chi yn unig.

Gallem dderbyn gwybodaeth amdanoch chi gan drydydd partïon yn cynnwys:

• Eich cyngor neu eich swyddfa fudd-daliadau ynghylch eich cartref.
  
• Landlordiaid blaenorol ac asiantaethau credyd pan fyddwch chi’n gwneud cais am gredyd.
  
• Yr Heddlu, a mudiadau cymorth neu les sy’n delio gyda chi.
  
• Cynghorwyr, Aelodau Seneddol neu gynrychiolwyr eraill sy’n gweithredu ar eich rhan chi/yn unol â’ch cyfarwyddiadau chi.
  
• Sefydliadau ariannol pan fyddwch chi’n gwneud cais am ein gwasanaethau ni.
  

4. Pa wybodaeth rydym ni’n ei chasglu amdanoch chi

Y wybodaeth sy’n ofynnol gennych chi, y tenant(iaid) neu’r lesddaliwr(wyr), yn cynnwys:

• Enw llawn (a thystiolaeth o bwy ydych chi / ffotograff hunaniaeth)
  
• Dyddiad geni
  
• Rhif Yswiriant Gwladol (eich rhif adnabod unigryw)
  
• Manylion cyswllt (rhif ffôn, cyfeiriad e-bost neu gyfeiriad gohebiaeth)
  
• Manylion unrhyw un wedi’i awdurdodi i weithredu ar eich rhan chi, os yw’n berthnasol gan gynnwys Gwybodaeth cyswllt eich perthynas agosaf.
  
• Manylion sylfaenol (enw a dyddiad geni, rhyw a dewis iaith cyfathrebu) holl drigolion yr aelwyd
  
• Manylion banc os ydych chi’n talu eich rhent trwy Ddebyd Uniongyrchol
  
• Manylion eich cerdyn os ydych chi’n talu gyda cherdyn (fodd bynnag, nid yw manylion y cerdyn yn cael eu storio)
  
• Tystiolaeth eich bod yn gymwys ar gyfer cartref, unrhyw fudd neu ecwiti mewn eiddo arall.
  
• Gwybodaeth bersonol arall a fydd yn amrywio ar sail pob achos unigol i’n helpu ni i ddatrys achosion o dorri amodau tenantiaeth, ymddygiad gwrth gymdeithsol honedig neu dwyll honedig
  
• Os ydych yn ein darparu gyda rhif ffôn symudol neu gyfeiriad ebost, byddwn yn defnyddio’r dulliau yma I gyfathrebu â chi.

Mae’r wybodaeth y gallem ei chasglu gennych chi yn cynnws:

• Gwybodaeth am anableddau neu fregusrwydd a nodweddion gwarchodedig. Rydym ni’n defnyddio’r wybodaeth hon i deilwra ein gwasanaeth i fodloni eich amgylchiadau a’ch anghenion chi yn well. Gallem ddefnyddio’r wybodaeth hon ar gyfer diogelu staff neu i ddarparu cymorth priodol i denantiaid neu ddefnyddwyr gwasanaeth.
  
• Gwybodaeth ariannol. Gallem ddefnyddio hyn i helpu i ddatrys dyledion rhent ac i ddarparu cyngor lles, budd-daliadau a dyledion fel gwasanaeth am ddim i’ch helpu chi i reoli eich cyllideb a thalu eich biliau.
  
• Gwybodaeth iechyd pan fo’n ofynnol i gefnogi cyllid ar gyfer addasiadau i’r eiddo rydych chi’n byw ynddo. Darperir manylion mwy penodol os ydych chi’n defnyddio’r gwasanaeth hwn.
  
• Datganiadau banc, slipiau cyflog neu fanylion incwm pan fo’r wybodaeth hon yn ofynnol ar gyfer prosesu gwerthu neu brynu tŷ.
  
• Gwybodaeth am eich anghenion cymorth chi i’ch helpu i barhau i fyw yn eich cartref.
  
• Cymryd rhan mewn mentrau i gynorthwyo gydag atal allgáu ariannol a chymdeithasol.
  

Os nad ydych chi’n darparu’r wybodaeth sydd ei hangen arnom ni, yna efallai na fyddwn ni’n medru darparu ein holl wasanaethau i chi, ac yn y pen draw efallai na fyddwch chi’n medru dal tenantiaeth neu les gyda ni, neu brynu neu werthu eiddo trwyddom ni.

5. Pa brosesu sy’n digwydd i’r wybodaeth a gasglwyd

Mae’r wybodaeth sy’n ofynnol gennych chi yn cael ei defnyddio i reoli eich cytundeb tenantiaeth neu lesddaliad neu unrhyw gytundeb arall rhyngoch chi a Grŵp Cynefin.
Darllenwch eich cytundeb yn ofalus am fanylion penodol gan fod ‘cyflawni cytundeb’ fel arfer yn sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth chi a chynnal ein gweithgareddau ni.

Gellir crynhoi’r gweithgareddau prosesu rydym ni’n eu cynnal fel:

• Rheoli ffioedd a thaliadau i’ch cyfrif, yn cynnwys ôl-ddyledion.
  
• Rheoli trwsio, cynnal a chadw ac addasu ein heiddo.
  
• Sicrhau cydymffurfio gydag amodau tenantiaeth (neu gytundeb), megis ymdrin ag ymddygiad gwrthgymdeithasol neu dwyll.
  
• Cydymffurfio â deddfwriaeh a rheoliadau perthnasol.
  

Mae Grŵp Cynefin yn gwneud gwaith ymchwil a dadansoddi ystaedgol i helpu i wella ein prosesau busnes a’r gwasanaethau a gynigir i’n cwsmeriaid, yn ogystal ag i werthuso ein perfformiad yn erbyn meincnodau eraill. Lle bo’n bosibl mae gwybodaeth ystadegol yn cael ei gyflwyno ar ffurf dienw neu gyda ffugenwau.

Mae Grŵp Cynefin yn cynnal arolygon yn rheolaidd ac o dro i dro ynghylch ein gwasanaethau er mwyn mesur bodlonrwydd a gwneud gwelliannau ar sail adborth.
Mae Grŵp Cynefin yn gweithredu ystod o systemau a thechnolegau gwybodaeth a chyfathrebu ar gyfer gweithredu’r busnes yn effeithiol. Mae gwybodaeth bersonol yn cael ei storio a’i rheoli yn y systemau hynny sy’n cael eu cynnal i lefel cyfrinachedd uchel iawn. Mae gwybodaeth bersonol yn cael ei storio a’i rheoli yn y systemau hynny sy’n cael eu cynnal i sicrhau cyfrinachedd lefel uchel, yn cynnwys dilyn arferion gorau safonau diogeledd seibr.

Mae gennym ni wybodaeth o’r systemau TG, y gellid eu copïo at ddiben profion, copi wrth gefn, archifau ac adfer o argyfwng.

6. Gwasanaethau ychwanegol

Mae Grŵp Cynefin yn cynnal nifer o wasanaethau gwirfoddol ychwanegol yn cynnwys trefnu digwyddiadau cymunedol, darparu cyngor budd-daliadau lles, addasu’r eiddo rydych chi’n byw ynddo, gwerthu eiddo a chasglu gwybodaeth i wella ein gwasanaethau.

O ran y gwasanaethau gwirfoddol hyn, lle bo angen cael eich gwybodaeth bersonol chi, gwnawn eich hysbysu bob amser am y gwasanaeth sy’n cael ei gynnig, esbonio’r gwasanaeth a chael eich caniatâd chi i fwrw ymlaen, gan amlaf trwy lofnodi ffurflen ganiatâd y gwasanaeth hwnnw.

Mae llawer o’r wybodaeth a gynhwysir yn ein Hysbysiad Preifatrwydd yn parhau’n berthnasol, megis y manylion am Grŵp Cynefin fel y Rheolydd Data, manylion cyswllt y Swyddog Diogleu Data a’r hawliau sydd gennych chi dan y ddeddfwriaeth, yn cynnwys yr hawl i dynnu eich caniatád yn ôl a’r hawl i gwyno.

7. Gwybodaeth am blant a thrigolion eraill yr eiddo

Nid yw Grŵp Cynefin yn prosesu gwybodaeth am blant yn arferol fel rhan o denantiaeth, gan fod yr holl denantiaid yn oedolion. Fodd bynnag, rydym ni’n cofnodi gwybodaeth sylfaenol am blant os ydynt yn byw yn un o’n heiddo, yn cynnwys eu henw, eu rhyw a’u dyddiad geni. Mae hyn yn ofynnol er mwyn gwirio nad yw’r eiddo wedi’i orboblogi ac i asesu materion rheoli tenantiaeth eraill lle bo’n ofynnol gwybod am yr holl rai ar yr aelwyd a’u hoedrannau.

Gallem dderbyn gwybodaeth am blant os ydym ni’n ymwneud yn agweddau tai a thenantiaeth achos lles fel rhan o ddatrysiad gweithio aml-asiantaethol.

Hefyd gallem gofnodi gwybodaeth am blant a phobl ifanc ar gyfer cynlluno cymorth a darparu cymorth a chefnogaeth i’r teulu.

Mae hyn yn berthnasol hefyd i unrhyw oedolion eraill sy’n byw gyda chi fel aelwyd.

8. Gwybodaeth am eiddo

Mae llawer o’r data rydym ni’n ei ddefnyddio yn ymwneud â’n heiddo a’u cynnal a’u cadw a’u trwsio. Nid ydym yn ystyried gwybodaeth am eiddo a ddefnyddio ar y cyd gyda chyfeiriad yr eiddo fel eich gwybodaeth bersonol. Er enghraifft, oedran y gegin, canlyniadau arolwg asbestos, cynllunio i adnewyddu ffenestri neu drwsio tap.

Yn arferol rydym ni’n hapus i ddarparu atebion i chi i gwestiynau ynghylch yr eiddo rydych chi’n byw ynddo a’r gwaith a wnaed i’r eiddo.

Gynted ag y bo eich enw, manylion cyswllt neu wybodaeth bersonol arall yn cael ei defnyddio ar y cyd â gwybodaeth am eiddo, megis i gwblhau ymweliad trwsio eiddo, yna mae’n cael ei thrin fel gwybodaeth bersonol.

9. Sut y byddwn ni’n cyfathrebu gyda chi

Mae angen i Grŵp Cynefin gyfathrebu gyda’n cwsmeriaid a bydd hyn yn ysgrifenedig neu ar y ffôn yn arferol, ond mae’n dod yn fwy cyffredin cyfathrebu’n electronig ac yn ddi-bapur. Rydym ni’n symud llawer o’n gwasanaethau ar-lein gan fod hyn fel arfer yn fwy cyfleus i chi ac yn fwy effeithlon i ni.

Mae ein tenantiaid yn derbyn eich cylchlythyr ‘Calon’ sy’n cynnwys gwybodaeth am yr hyn sy’n digwydd yn y sefydliad.

Gwnawn drafod neu gyfathrebu eich manylion tenantiaeth neu les gyda’r rhai a enwir ar y cytundeb yn unig neu’r rhai wedi’u hawdurdodi (dros dro neu’n barhaol) gennych chi. Cewch awdurdodi rhywun ar lafar dros dro ar y ffôn neu’n
barhaol yn ysgrifenedig.

10. Gyda phwy rydym ni’n rhannu’r data a pha mor hir rydym ni’n cadw gwybodaeth

Mae Grŵp Cynefin yn rhannu data personol cyfyngedig gyda’n contractwyr sy’n cyflawni gwasanaethau ar ein rhan. Mae’n ofynnol i’n contractwyr a’n cyflenwyr sy’n darparu gwasanaethu i chi ac i ni gydymffurfio â’r gyfraith a’n Cytundeb.

Prosesu Data ein hunain i sicrhau y rheolir data yn briodol ac at ddibenion penodol, yn cynnwys i gynnal y gwasanaeth ffôn y tu allan i oriau swyddfa neu i gwbhau gwaith trwsio argyfwng, ymatebol neu gynlluniedig i eiddo.
Gallem rannu eich gwybodaeth gyda gwasanaeth cyfieithu os yw’n angenrheidiol cyfieithu unrhyw wybodaeth i, neu o, iaith dramor i chi.

Gallai fod yn ofynnol i Grŵp Cynefin rannu gwybodaeth bersonol gydag adrannau ac asiantaethau’r llywodraeth, gyda’n rheoleiddiwr a’n harchwilwyr, gydag awdurdodau lleol, gyda chymdeithasau tai eraill a mudiadau cymorth, gyda
sefydliadau partner cyfryngu ac eiriolaeth gyda chwmnï cyfleustodau neu gyda sefydliadau ac asiantaethau eraill y caniateir i ni wneud hynny’n gyfreithlon.

Cedwir gwybodaeth yn ymwneud â chytundeb tenantiaeth neu gytundeb les am gyhyd ag y bo’r cytundeb yn weithredol neu, lle bo arian yn ddyledus ar y cyfrif, am gyfnod heb fod yn fwy na chwe blynedd wedyn. Bydd hanes sylfaenol pwy oedd yn dal tenantiaeth ym mha eiddo a phryd yn cael ei gadw am byth.

Gallem fod angen rhannu gwybodaeth gyda’n cyfreithwyr, yswirwyr, asiantau, brocer morgais, cyngoryddion ariannol, asiantaethau gwirio credyd, asiantau’r llys, syrfeiwyr, prisiwyr yn achos gwerthu eiddo a darparwyr
hyfforddiant neu sefyliadau dysgu.

Mewn rhai achosion efallai bod dyletswydd arnom i ddatgelu eich gwybodaeth chi, yn ôl y gyfraith, i:

• Ein mudiadau partner y mae eu pwrpasau’n cyd-fynd â’n rhai ni
  
• Cymdeithasau Tai eraill
  
• Awdurdodau lleol, rheoleiddwyr ac adrannau’r llywodraeth
  
• Yr heddlu, gwasanaeth tân neu’r awdurdod iechyd neu staff meddygol
  
• Eraill a allai fod angen gwybodaeth gennym ni at eu dibenion eu hunain (ar gyfer atal neu ganfod troseddu, ac atal a chanfod twyll).

11. Yr hyn na fyddwn ni’n ei wneud

Wnawn ni ddim anfon deunydd marchnata anneisyf atoch chi.
Ni fyddwn ni’n gwerthu eich data personol i drydydd parti.
Ni fyddwn ni’n trosglwyddo eich data personol i drydydd partïon anghysylltiedig oni bai ein bod yn cael neu ei bod yn ofynnol gwneud hynny yn ôl y gyfraith neu rydym ni’n cael caniatâd penodol i wneud hynny.

12. Eich hawliau chi, yr hawl i gwyno a Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Mae gennych chi’r hawl i ofyn am gopi o’r data rydym ni’n ei ddal amdanoch chi. Cysylltwch gyda post@grwpcynefin.org os ydych chi’n dymuno gwneud cais am weld eich data personol ac fe wnawn ni ymdrechu i ateb eich cwestiynau chi fel rhan o’n gwasanaethau cyfeillgar, cymwynasgar.

Gwnawn ymateb ymhen 30 diwrnod calendr.

Mae bob tro’n helpu os ydych chi’n medru bod mor benodol ag y bo modd ynghylch y data personol rydych chi am ei weld, yr hyn mae’n ymwneud ag ef ac ym mha gyfnod amser, gan y bydd hynny’n cynorthwyo ein chwiliad.

Mae gennych chi’r hawl i gywiro gwybodaeth a gedwir yma. Hysbyswch ni am unrhyw newidiadau neu welliannau trwy gysylltu gyda’r tîm Gwasanaethau Cwsmeriaid ar 0300 111 2122 neu trwy e-bost i post@grwpcynefin.org.
Cewch dynnu eich caniatâd yn ôl. Gadewch i ni wybod a hoffech chi dynnu unrhyw ganiatâd a roddwyd i post@grwpcynefin.org. ar 0300 111 2122 neu trwy neges e-bost i post@grwpcynefin.org.

Mae gennych chi hawliau eraill hefyd, i’w gweld wrth edrych ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) a darllen am y ddeddfwriaeth Diogelu Data yn https://ico.org.uk

Mae gennych chi’r hawl i gwyno am unrhyw fater yn ymwneud â’n gwasanaeth ni, yn cynnwys sut rydym ni’n defnyddio eich data personol:

• Cysylltwch gyda’n tîm Gwasanaethau Cwsmeriaid ar 0300 111 2122 neu anfonwch neges e-bost i post@grwpcynefin.org. yn gyntaf, os gwelwch yn dda
  
• Os ydych chi’n parhau’n anhapus gyda’n gwasanaeth efallai y byddwch chi’n dymuno gwneud cwyn i Wasanaeth yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus yn http://www.housing-ombudsman.org.uk/.
  
• Os ydych chi’n dymuno cwyno am ein defnydd o’ch data personol chi, cewch gwyno wrth Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth y Deyrnas Unedig ynhttps://ico.org.uk
  

13. Rhagor o wybodaeth

Os hoffech chi gael rhagor o wybodaeth am Grŵp Cynefin, edrychwch ar ein gwefan yn www.grwpcynefin.org neu cysylltwch gyda’n tîm Gwasanaethau Cwsmer.

14. Newidiadau i’n Polisi Preifatrwydd

Cedwir ein Hysbysiad Preifatrwydd yn gyfredol yn rheolaidd a chafodd y fersiwn hon ei diweddaru ar 25 Mai 2018. Mae’r fersiwn lawn ddiweddaraf bod amser ar gael gennym ni neu o’n gwefan yn www.grwpcynefin.org

 

Polisi Preifatrwydd (PDF)